Dlaczego art 210 KSH to w ogóle jest problem?

W spółce z o.o. zasada jest prosta: zarząd rządzi i podpisuje dokumenty. Ale co się dzieje, gdy Prezes Zarządu chce zatrudnić samego siebie, pożyczyć spółce pieniądze albo sprzedać jej swój prywatny samochód?

Tutaj wchodzi Artykuł 210 Kodeksu spółek handlowych. Działa on jak hamulec bezpieczeństwa. Mówi on wprost: Członek zarządu nie może podpisać umowy z samym sobą, ani nawet z drugim członkiem zarządu, który normalnie go reprezentuje.

Dlaczego? Żeby uniknąć „wałków”, gdzie prezesi przyznawaliby sobie kosmiczne premie bez wiedzy właścicieli. Jeśli zignorujesz ten przepis, twoja umowa jest warta tyle, co czysta kartka papieru, a konsekwencje mogą dopaść cię po latach.

Kto może podpisać umowę z członkiem zarządu?

Skoro Prezes nie może, a Wiceprezes też nie (nawet jeśli reprezentują spółkę łącznie), to kto? Masz tylko dwie opcje:

1. Rada Nadzorcza – jeśli macie ją w spółce (rzadkość w małych firmach). Musi działać jako cała grupa lub wyznaczyć kogoś uchwałą.
2. Pełnomocnik powołany przez Zgromadzenie Wspólników – to najczęstsza i najbezpieczniejsza opcja.

Uwaga na pułapkę „Prokurenta”!

Wielu przedsiębiorców myśli: „Niech podpisze prokurent, on może wszystko”. Błąd! Prokurenta powołuje zarząd. Gdyby prokurent podpisywał umowę z szefem (zarządem), byłby zależny od człowieka, z którym negocjuje. Dlatego sądy mówią jasno: zwykły prokurent nie może podpisać umowy z członkiem zarządu. Taka umowa jest nieważna.

Jak powołać tego specjalnego pełnomocnika?

To nie jest zwykłe pełnomocnictwo, które wypiszesz na kolanie. Procedura wygląda tak:

1. Zwołujecie Zgromadzenie Wspólników (właścicieli).
2. Podejmujecie uchwałę, w której jest napisane: „Powołujemy Pana Jana Kowalskiego na pełnomocnika do zawarcia umowy z Prezesem”.
3. Dopiero ten pełnomocnik podpisuje umowę.

Kto może być pełnomocnikiem? Może to być ktoś z rodziny, zaufany pracownik, księgowa, a nawet inny wspólnik. Co ciekawe, najnowsze orzecznictwo (sądy) pozwala, aby pełnomocnikiem został nawet inny członek zarządu, ale tylko pod warunkiem, że zostanie do tego wybrany specjalną uchwałą wspólników, a nie działa jako „zarząd”. Dla świętego spokoju lepiej jednak wziąć kogoś z zewnątrz.

Czy trzeba robić zebranie do każdej umowy? Kiedyś tak myślano. Dziś sądy pozwalają na tzw. pełnomocnictwo rodzajowe. Możecie raz powołać pełnomocnika „do zawierania i zmieniania umów o pracę z zarządem”. Dzięki temu nie trzeba zwoływać wspólników przy każdym aneksie do umowy.

Czego to dotyczy?

Wielu myśli, że art. 210 KSH dotyczy tylko kontraktów menedżerskich. Nic bardziej mylnego. Przepis ten dotyczy każdej umowy między Tobą (członkiem zarządu) a spółką:

• Umowa o pracę i zlecenia.
• Sprzedaż prywatnego auta spółce.
• Wynajem Twojego prywatnego biura spółce.
• Udzielenie pożyczki spółce (lub pożyczka od spółki dla Ciebie).
• Przeniesienie praw autorskich (np. stworzyłeś logo i chcesz je sprzedać firmie).

Każda z tych umów bez specjalnego pełnomocnika jest nieważna.

Nowe, surowe podejście sądów do 210 KSH

To jest najważniejszy punkt tego artykułu. Przez lata prawnicy spierali się: „Czy jak się pomylimy, to można to potem naprawić (zatwierdzić)?”

Sąd Najwyższy w wyroku z listopada 2024 roku powiedział twardo: NIE. Jeśli umowa została podpisana źle (np. przez drugiego członka zarządu zamiast pełnomocnika wspólników), to jest ona bezwzględnie nieważna. Nie da się jej „klepnąć” uchwałą wstecz. Traktuje się ją tak, jakby nigdy nie powstała.

Co to oznacza w praktyce? Musisz podpisać nową umowę, z dzisiejszą datą. Starej nie uratujesz.

Co na to ZUS i Urząd Skarbowy?

Skoro umowa jest nieważna, to czy muszę oddać pensję? Niekoniecznie, ale zaczynają się schody.

ZUS: „Nie ma umowy, nie ma ubezpieczenia?”

To największe ryzyko. ZUS może przyjść na kontrolę i powiedzieć: „Ta umowa o pracę prezesa jest nieważna, bo podpisał ją kolega z zarządu, a nie pełnomocnik. Wyrzucamy Pana z ubezpieczeń i proszę oddać zasiłek chorobowy z ostatnich 3 lat”. Ratunek: W sądach pracy można się bronić argumentem, że mimo złego papierka, praca była faktycznie wykonywana (codziennie przychodziłeś, zarządzałeś). Sądy często uznają wtedy, że doszło do zawarcia umowy w sposób „dorozumiany”. Ale po co tracić nerwy w sądzie?

Podatki

Tu jest trochę lżej. Urzędy Skarbowe zazwyczaj uznają, że jeśli praca została wykonana, a wynagrodzenie wypłacone, to firma może to wrzucić w koszty (CIT). Ważny jest aspekt ekonomiczny, a nie tylko papierek. Ale ryzyko zawsze istnieje, zwłaszcza przy fakturach B2B, gdzie urzędnicy są bardziej podejrzliwi.

Masz spółkę komandytową? Uważaj!

Jeśli masz popularną strukturę: spółka z o.o. spółka komandytowa, gdzie Ty jesteś w zarządzie sp. z o.o. i jednocześnie wspólnikiem (komandytariuszem), to masz problem przy zmianie umowy spółki. Kiedy idziecie do notariusza zmienić umowę spółki komandytowej, Twoja spółka z o.o. nie może być reprezentowana przez Ciebie ani kolegę z zarządu. Musi przyjść ten specjalny pełnomocnik od wspólników. Bez tego zmiana umowy nie przejdzie w sądzie (KRS).

Wyjątek: spółka jednoosobowa

Jesteś jedynym wspólnikiem i jedynym prezesem? (Spółka 100% Twoja). Wtedy nie powołujesz pełnomocnika (bo musiałbyś powołać go sam przed sobą). W tym przypadku musisz iść do notariusza. Każda umowa między Tobą a Twoją jednoosobową spółką musi mieć formę aktu notarialnego. Jeśli zrobisz to „na kartce” w biurze – jest nieważne. Notariusz wysyła odpis takiej umowy do sądu.

Podsumowanie: Lista zadań dla Ciebie

Aby spać spokojnie, zrób prosty audyt:

1. Sprawdź swoją umowę o pracę/kontrakt. Zobacz na ostatnią stronę. Kto się podpisał w imieniu spółki?
   • Jeśli to drugi członek zarządu lub prokurent -> Masz problem.
   • Jeśli to pełnomocnik z uchwały wspólników -> Jest OK.
2. Jeśli masz złą umowę: Nie podpisuj aneksów „naprawczych” z datą wsteczną. Podpisz nową, poprawną umowę z bieżącą datą.
3. Zrób uchwałę „na zapas”: Niech wspólnicy powołają stałego pełnomocnika (np. zaufaną księgową) do zawierania umów z zarządem. Będziecie mieli go pod ręką, gdy trzeba będzie podpisać aneks czy umowę na samochód.

Lepiej poświęcić godzinę na „papierologię” teraz, niż tłumaczyć się przed ZUS-em za 5 lat.