Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – co powinna zawierać?
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – co powinna zawierać?
Osoby, które zdecydowały się na prowadzenie własnej działalności gospodarczej, coraz częściej na utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wynika to z faktu, iż ta właśnie forma prawna wykazuje szereg zalet. Do najważniejszych należą: ograniczona odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki, która sprowadza się jedynie do wniesionego wkładu, nie obejmując majątku osobistego; w przypadku prowadzenia spółki ze wspólnikiem albo wspólnikami, istnienie zwolnienia z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zaś w gdy spółka posiada tylko jednego wspólnika – sprawowanie pełnego zarządu i osobiste kierowanie jej działalnością. Pierwszym krokiem, wiodącym do tego, aby mieć możliwość prowadzenia działalności gospodarczej w takiej właśnie formie, jest zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pamiętać jednak trzeba, że dla swej skuteczności wymaga ona posiadania określonych elementów wskazanych w obowiązujących przepisach prawa.
Co to jest spółka spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i jak ją utworzyć?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest kapitałową spółką handlową, posiadającą osobowość prawną. Zasady jej działalności regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych.
Może ona być utworzona w każdym dopuszczalnym prawnie celu przez jednego bądź więcej wspólników.
Jej założycielami mogą być osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, jednak mające zdolność prawną, a więc możliwość posiadania praw oraz zaciągania zobowiązań. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może jednak być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę tego rodzaju.
Jaka jest forma prawna spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Jak wskazałem powyżej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada osobowość prawną. Oznacza to, że ma ona zdolność prawną oraz zdolność do czynności prawnych, przez co władna jest do całkowicie samodzielnego kształtowania swojej sytuacji prawnej.
Jej cechą charakterystyczna jest posiadanie kapitału zakładowego oraz majątku odrębnego od majątków osobistych wspólników. Dzięki temu odpowiada ona za zaciągnięte zobowiązania jedynie swoim majątkiem, co oznacza, że majątek osobisty wspólników nie podlega obciążeniom z tego tytułu.
Dodać trzeba, że spółka z o.o. może podsiadać wielu wspólników lub też być spółką jednoosobową, posiadającą tylko jednego udziałowca. W takim przypadku spełnia on wszelkie funkcje zgromadzenia wspólników.
Władzami spółki z o.o. są:
- zarząd będący organem o charakterze stanowiącym,
- zgromadzenie wspólników będące organem o charakterze stanowiącym (uchwałodawczym),
- rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, będące organem o charakterze kontrolnym , przy czym ich powołanie nie jest obligatoryjne, chyba, że tak stanowi umowa spółki. Obowiązek ustanowienia któregoś z tych organów powstaje jedynie w przypadku, gdy kapitał zakładowy spółki przewyższa kwotę 500 tys. zł., a jednocześnie w spółce jest ponad 25 wspólników.
Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
Aby założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością niezbędne jest wykonanie pięciu następujących po sobie kroków:
- zawarcie umowy spółki,
- wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego,
- powołanie zarządu,
- ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,
- dokonanie jej rejestracji poprzez odpowiedni wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Zaznaczyć trzeba, iż umowy spółki powinna być zawarta powinna być zawarta w formie aktu notarialnego, przy czym jest to również dopuszczalne przy wykorzystaniu elektronicznego wzorca umowy. Ten ostatni jest udostępniany w systemie S24.
Samo zawarcie umowy spółki jawnej nie powoduje jej powstania. Ma to miejsce dopiero z chwilą rejestracji takiego podmiotu.
Musisz wiedzieć, że od 1 lipca 2021 roku spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można zarejestrować wyłącznie elektronicznie:
- za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych,
- za pośrednictwem Portalu S24, w przypadku korzystania z wzorca umowy.
Co powinna zawierać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Jakie konieczne elementy musi zawierać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wskazują przepisy Kodeksu spółek handlowych. W razie ich braku, zawarcie umowy nie będzie skuteczne.
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna zawierać:
- wskazanie daty i miejsca zawarcia umowy,
- firmę i siedzibę spółki,
- przedmiot działalności spółki,
- wysokość kapitału zakładowego,
- wskazanie czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Data i miejsce zawarcia umowy
Dane te służą określeniu kiedy i w jakiej miejscowości nastąpiło powołanie spółki.
Firma i siedziba spółki
Firma, a więc nazwa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być obrana dowolnie. W umowie powinna się ona znaleźć w pełnym brzmieniu, powinna przy tym zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest jednak używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.
Jako siedzibę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy wskazać miejscowość, w której rezyduje jej zarząd, chyba że ustawa lub umowa spółki stanowi inaczej.
Musisz wiedzieć, że siedzibę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy odróżnić od jej adresu. Ten ostatni jest konkretnym budynkiem lub lokalem w określonej miejscowości, w której znajduje się siedziba spółki.
Przedmiot działalności spółki
Przedmiot działalności spółki powinien zostać określony według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Trzeba przy tym pamiętać, że musi on odpowiadać celowi, dla którego nastąpiło jej założenie. Nie może on więc być od niego oderwany lub z nim sprzeczny.
Wysokość kapitału zakładowego
Kapitał zakładowy spółki dzieli się na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej, przy czym powinien on wynosić co najmniej 5000 złotych. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych.
Na kapitał spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą się składać:
- wkłady pieniężne, a więc gotówka w postaci określonej kwoty,
- wkłady niepieniężne, a więc tzw. aport.
W szczególności aportem mogą być:
- prawo własności oraz inne prawa rzeczowe, na przykład użytkowanie wieczyste gruntu,
- prawa majątkowe na dobrach niematerialnych, w tym własności intelektualnej, na przykład prawa autorskie,
- prawo do określonego przedsiębiorstwa, a więc zorganizowanego zespołu składników niematerialnych i materialnych,
- nieruchomości,
- papiery wartościowe,
- akcje bądź udziały w innych przedsiębiorstwach.
Przedmiotem wkładu do spółki z o. o. nie mogą być, m.in.:
- użytkowanie
- prawo dożywocia
- prawa wynikające z umów najmu i dzierżawy
- prawa wynikające z umowy leasingu
- przedmioty wyłączone z obrotu.
Musisz także wiedzieć, że w przeciwieństwie do spółek osobowych, na przykład spółki jawnej, wkładem do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie może świadczenie przez wspólnika usług lub pracy na jej rzecz.
Zaznaczyć należy, że umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot wkładu niepieniężnego oraz osobę wspólnika wnoszącego taki aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.
Kapitał zakładowy musi być oznaczony w walucie polskiej i wniesiony przez wspólników w całości przed rejestracją spółki.
Musisz wiedzieć, że w przypadku spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru.
Początkowa kwota kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać podwyższona już w czasie jej działalności. Jest to dopuszczalne poprzez:
- podwyższenie kapitału zakładowego połączone ze zmianą umowy spółki,
- podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki w oparciu o jej dotychczasowe postanowienia.
Wskazanie czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział oraz liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników
Umowa spółki powinna stanowić, czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów w kapitale zakładowym. Zasadą jest, że każdy ze wspólników obejmuje określoną w umowie spółki ilość udziałów o określonej wartości, przy czym ich podział pomiędzy wspólników nie musi być równy. Oznacza to, że jedne z nich może mieć znacznie większą ilość udziałów niż pozostali. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie one powinny być równe i są niepodzielne.
Dodać trzeba, że udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, wówczas nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego spółki.
Co do zasady wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają równe prawa i obowiązki. Podkreślenia jednak wymaga fakt, że udziały mogą dzielić się na:
- zwykłe,
- uprzywilejowane, które przyznają niektórym wspólnikom szczególne uprawnienia.
Jeżeli w kapitale zakładowym mają występować obydwa rodzaje udziałów, powinno to być wyraźnie stwierdzone w umowie spółki. Powinna ona także określać na czym owo uprzywilejowanie ma polegać.
Uprzywilejowanie udziału może dotyczyć w szczególności:
- prawa głosu na Zgromadzeniu Wspólników,
- prawa do dywidendy,
- sposobu uczestnictwa przy podziale majątku spółki w wypadku jej likwidacji.
Musisz wiedzieć, że wskazany powyżej katalog nie ma charakteru zamkniętego, toteż dopuszczalne jest uprzywilejowanie udziałów w inny sposób.
Zaznaczyć należy, iż uprzywilejowanie w zakresie prawa głosu może dotyczyć tylko udziałów o równej wartości nominalnej, przy czym nie może ono przyznawać uprawnionemu więcej niż trzy głosy na jeden udział.
Z kolei uprzywilejowanie w zakresie dywidendy polega na przyznaniu jej danemu wspólnikowi w wyższej kwocie, niż wynikałoby to z proporcjonalnego podziału liczby posiadanych udziałów. Górny limit takiej wynosi 150% przyznanej udziałom nie korzystającym z uprzywilejowania.
Uprzywilejowanie w zakresie sposobu uczestnictwa przy podziale majątku spółki w wypadku jej likwidacji może polegać na prawie do podwyższonego udziału w majątku likwidowanej spółki czy pierwszeństwie w realizacji wypłat z tego tytułu.
Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony
Spółka z o.o. może zostać może być powołana na czas oznaczony, na przykład na dwa lata lub też nieoznaczony, a więc bez określenia horyzontu czasowego jej trwania. W pierwszym przypadku należy podać dokładną datę, do której spółka ma istnieć lub określić zdarzenie, które spowoduje jej rozwiązanie.
Fakultatywne elementy umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
W umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością warto umieścić dodatkowe zapisy, wykraczające poza te elementy, które Kodeks spółek handlowych wskazuje jako obowiązkowe. Ponieważ mają one charakter fakultatywny wspólnicy mogą, ale oczywiście nie muszą decydować się na ich wprowadzenie.
Do najbardziej istotnych należą:
- ograniczenia w zbywaniu udziałów w spółce z o.o. Trzeba pamiętać, że udziały są zbywalne i nie można w ogóle wyłączyć takiej możliwości. Dopuszczalne jest jednak wprowadzenie w tym zakresie ograniczeń, w postaci na przykład ustanowienie obowiązku uzyskania na to zgody spółki,
- uprzywilejowanie poszczególnych udziałów lub wspólników, o czym pisałem w akapicie „Wskazanie czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział oraz liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników”
- możliwość podwyższenia kapitału zakładowego bez konieczności zmiany treści umowy spółki. Co do zasady podwyższenie kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga zmiany jej umowy, co wymaga formy aktu notarialnego, a w niektórych przypadkach dokonania zmiany umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca udostępnianego w systemie teleinformatycznym. Aby uniknąć dodatkowych kosztów notarialnych, lub związanych z rejestrowaniem zmian w formie elektronicznej, dopuszczalne jest już przy zawiązaniu spółki wprowadzenie zapisów umożliwiających podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki. Pamiętać jednak trzeba, że takie zapisy muszą wyraźnie określać termin, do którego podwyższenie może być dokonane oraz wartość o jaką kapitał może być podwyższony,
- zasady powoływania członków zarządu lub rady nadzorczej. Co do zasady, członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Może ona także określać wymagania jakie powinni spełniać kandydaci na takie stanowisko. Umowa spółki może również ustanowić radę nadzorczą lub komisję rewizyjną albo oba te organy jednocześnie. W przypadku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej może ona także wyłączyć albo ograniczyć możliwość sprawowania indywidualną kontroli działalności spółki przez wspólników,
- sposoby reprezentacji spółki przez wieloosobowy zarząd. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, wówczas sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa nie zawiera ona żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem,
- ograniczenie możliwości wstąpienia spadkobierców wspólnika do spółki. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych – umowa spółki może ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie do spółki spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika. W takim wypadku powinna ona określać warunki spłaty spadkobierców niewstępujących do spółki, pod rygorem bezskuteczności ograniczenia lub wyłączenia
- możliwość wypłaty wspólnikom zaliczek na poczet prognozowanego zysku rocznego. Zasadą jest, że wspólnicy mają prawo do udziału w zysku spółki z o.o. (jest to tzw. dywidenda) raz w roku – po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Aby móc zysk wypłacać częściej, można w umowie spółki dodać zapis o możliwości wypłaty zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy,
- przesłanki umorzenia udziałów. Zaznaczyć trzeba, iż umorzenie udziałów jest możliwe tylko w sytuacji, gdy dopuszcza je umowa spółki. Udziały mogą być umorzone dobrowolnie, a więc za zgodą wspólnika lub przymusowo. W umowie spółki dopuszczalne jest uregulowanie, kiedy takie umorzenie jest możliwe i na jakich zasadach.
